Bawaslu Jepara Siap Tertibkan Arsip Pengawasan Pemilu 2024, Ikuti Rakor Bawaslu Jateng

Bawaslu Jepara – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Jepara mengikuti Rapat Koordinasi Pengelolaan Arsip Pengawasan Pemilihan 2024 yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Tengah. Kegiatan yang berlangsung secara daring melalui Zoom Meeting pada Selasa, 29 April 2025 ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dan strategi pengelolaan arsip pasca-tahapan Pemilu 2024.

Rapat ini menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bukti kinerja, bahan akuntabilitas, dan sumber informasi publik di tengah tidak adanya tahapan pemilu.

Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia, dan Organisasi (SDMO) Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, Muhammad Rofiuddin, dalam arahannya menyatakan bahwa masa jeda tahapan ini adalah waktu yang tepat untuk menata tumpukan arsip yang telah terakumulasi.

“Di tengah efisiensi dan tidak adanya tahapan, salah satu pekerjaan penting yang harus kita kerjakan adalah pengelolaan arsip. Forum ini adalah untuk merapatkan barisan dan menyamakan persepsi,” ujar Rofiuddin.

Rofiuddin menggariskan tiga langkah strategis bagi Bawaslu Kabupaten/Kota:
1. Mempelajari Pedoman: Memahami regulasi terkait kearsipan seperti Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Kearsipan, UU Keterbukaan Informasi Publik, dan peraturan terkait lainnya.
2. Melakukan Koordinasi: Berkoordinasi secara internal antar divisi dan eksternal dengan Dinas Kearsipan di masing-masing daerah, termasuk menjajaki penyusunan Perjanjian Kerja Sama (PKS/MOU).
3. Memetakan dan Mengklasifikasi Arsip: Melakukan pemilahan arsip untuk menentukan mana yang bersifat permanen, yang memerlukan retensi (penyimpanan sementara), dan yang dapat dimusnahkan.

Baca Juga : Ketua Bawaslu Jepara Apresiasi Dukungan Kodim dalam Proses Pemilu dan Pemilihan Serentak 2024

Sementara itu, Koordinator Divisi Pencegahan dan Partisipasi Masyarakat Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, Nur Kholiq, menyoroti banyaknya arsip vital dari divisi pencegahan yang harus dikelola dengan baik.

“Arsip di bagian pencegahan dan pengawasan sangat banyak. Dokumen seperti Form A, saran perbaikan, dokumen PSU, laporan sosialisasi, hingga naskah kerja sama partisipatif harus dikelola dengan baik sebagai bukti kinerja kita,” tegas Kholiq.

Menanggapi arahan tersebut, Khoirul Abidin, anggota Bawaslu Jepara, Kordiv SDM, Organisasi dan Diklat, menyatakan bahwa Bawaslu Jepara berkomitmen penuh untuk menindaklanjuti hasil rapat koordinasi tersebut.

“Pengelolaan arsip adalah fondasi dari transparansi dan akuntabilitas lembaga. Kami di Bawaslu Jepara siap melaksanakan arahan dari Bawaslu Provinsi. Langkah pertama kami adalah melakukan koordinasi internal untuk memetakan seluruh arsip pengawasan dan berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Jepara untuk penataan yang lebih sistematis,” ungkap Abidin.

Rapat ini juga menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik berkaitan erat dengan pemenuhan kewajiban layanan informasi publik sesuai UU Nomor 14 Tahun 2008. Dokumen dan data yang terarsip dengan rapi akan memudahkan penyediaan informasi yang dibutuhkan masyarakat melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Sebagai tindak lanjut konkret, Bawaslu Provinsi Jawa Tengah telah menyiapkan draf PKS, draf SK Tim Penilai Arsip, serta format bantu untuk pemilahan arsip yang akan dibagikan ke seluruh Bawaslu Kabupaten/Kota untuk mempercepat proses pengelolaan arsip di daerah.