Pentingnya Dokumen pengawasan, Bawaslu adakan Giat Pengelolaan Arsip

Jepara.bawaslu.go.id - Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Kabupaten Jepara adakan Bimtek Pengelolaan Administrasi Kesekretariatan dengan tema Pengelolaan Arsip di Mutia Vie, Lodji Gandhem Jepara, Senin (20/3/2023).

Kegiatan kali ini bertujuan memberikan bimbingan secara khusus kepada Sekretariat Panwaslu Kecamatan se Kabupaten Jepara tentang bagaimana pentingnya pengelolaan arsip di masing-masing Panwaslu Kecamatan. Hal ini dikarenakan arsip merupakan bagian yang sangat penting khususnya arsip dokumen pengawasan pemilu di mana dokumen-dokumen tersebut memiliki nilai statis atau sejarah tentang kepemiluan di Indonesia.

Sujiantoko, selaku Ketua Bawaslu Jepara dalam sambutannya menyampaikan bahwa rapat koordinasi kali ini berfokus kepada bimbingan teknis pengelolaan administrasi kesekretariatan lebih tepatnya adalah pengelolaan arsip.

Baca Juga : Bawaslu Jepara Evaluasi Verfak Kesatu Dukungan Calon DPD

“Ada tiga hal yang ingin disampaikan di pengantar ini, bahwa pengelolaan arsip itu dibagi menjadi dua. Pengelolaan arsip manual dan pengelolaan arsip digital. Ini bagian yang penting dan sudah kita lakukan di Bawaslu Kabupaten. Kenapa kemudian penting ada pengelolaan arsip? Karena ini adalah bagian dari menghindari hal-hal yang tidak diinginkan sebagi contoh misalnya kebakaran, kebanjiran atau dimakan rayap. Ketika sudah diarsipkan secara digital, maka kita punya backup-an yang bisa diakses sewaktu waktu. Bagaimana jika rusak? Hari ini kita punya fasilitasi google drive sehingga harapannya kita bisa mulai menyimpan sedikit demi sedikit," ungkap Sujiantoko.

Bawaslu sendiri merupakan bagian dari lembaga publik. Sehingga perlu adanya informasi-informasi yang harus disampaikan ke publik. Yang pertama adalah pengelolaan website di mana informasi di website dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat umum khususnya terkait informasi kepemiluan. Termasuk juga pengelolaan media sosial serta memberikan informasi dan pendidikan kepada masyarakat soal pentingnya pengawasan partisipatif.

Abd. Kalim selaku Kordiv SDM, Organisasi dan Diklat menyampaikan bahwa kegiatan ini penting dilaksanakan karena kita tahu output kegiatan yang dilaksanakan tidak sedikit. Banyak dari kegiatan yang menghasilkan laporan-laporan setiap harinya. Jadi untuk kawan-kawan Kecamatan ini bisa dijadikan pedoman bersama bagaimana seharusnya pengelolaan arsip ini dapat terlaksana dengan baik dan tertata rapi. Abd. Kalim juga memiliki harapan kedepan ada pendokumentasian database yang bersifat ke SDM- an, Pengawasan, Laporan penanganan pelanggaran dan Laporan Keuangan.

Baca Juga : Pentingnya Pemahaman Aturan dalam Pengawasan Pemilu!

“Bawaslu memiliki regulasi terkait klasifikasi arsip yaitu pada Perbawaslu 11 Tahun 2020. Lebih detailnya kami berharap bahwa ada yang namanya pengelolaan database lembaga," imbuh Abd. Kalim.

Dwi Aryani dari Dinas Kearsipan yang pada hari itu menyampaikan materi mengatakan jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi menjadi dua yaitu dinamis (record) dan statis (archives). Sementara untuk dinamis dibagi menjadi arsip aktif (arsip vital dan arsip terjaga) dan arsip in aktif. Pemusnahan Arsip, retensi arsip yang memiliki umur kurang dari 10 tahun adalah tanggungjawab pencipta arsip dengan persetujuan Bupati. Sedangkan untuk retensi arsip yang lebih dari 10 tahun adalah tanggung jawab LKD dengan persetujuan ANRI. Siapapun diilarang memusnahkan arsip tanpa prosedur yang benar.

(Laili/Humas Bawaslu Jepara)